6 tipů, jak z firemních porad těžit maximum

Nuda, pasivita, každý si dělá svoje… Všichni to známe. Porada je pro mnoho lidí synonymum zbytečnosti. Ale ne tak rychle. Pro firmy jsou velmi užitečným prostředkem pro komunikaci, vytváření vztahů na pracovišti nebo i pěstování pocitu sounáležitosti. Jen vědět, jak na to. Aby se lidé porad nebáli a dost možná se na ně i začali těšit, sepsali jsme pro vás několik tipů. 

Určete si cíl porady

Dospělý a pracující člověk je často orientovaný na účel a výsledek. Aby měl motivaci vůbec něco dělat, musí vědět „proč a co z toho“. Týká se to i firemních porad. Proto než nějakou zorganizujete, promyslete si, jestli je vůbec potřeba ji dělat a co má být jejím výstupem. Předem si vypracujte pevnou strukturu a tu se snažte dodržet. S osnovou seznamte i účastníky, aby přesně věděli, co je čeká. Jasně stanovený plán zároveň umožní zaměstnancům připravit si otázky a zapojit se efektivně do debaty.

Časový minimalismus se vyplatí

Zkuste poradu maximálně zkrátit. Nedovolte, aby se stala žroutem času. Z výzkumů víme, že pozornost klesá zhruba po 45 minutách (koneckonců právě tak dlouhá je vyučovací hodina na většině škol). Je dobré si promyslet, kolik jednotlivá témata zaberou času, a zbytečně nepřetahovat. A pokud už musíte udělat dlouho poradu, dodržujte přestávky na občerstvení těla i ducha.

Dejte účastníkům slovo

Snažte se koncipovat porady tak, aby zaměstnanci věděli, že jejich hlas je důležitý a že si nepřišli jen poslechnout zhodnocení, výčet čísel z prodejů a podobně. Zapojte je. Zeptejte se jich na názor, naslouchejte jim. Vyhraďte si na tuto část porad prostor a nechte lidi mluvit. Až se jejich příspěvek odrazí v praxi, získáte spokojené a především motivované zaměstnance.

Co to protentokrát zkusit jinak

Vidíte, že lidé jsou znudění, už když přicházejí do zasedačky? Připravte jim malé překvápko. Zkuste si jejich pozornost získat například tím, že: „dneska debatujeme vestoje, ani si nesedejte“ nebo „zapomeňte na židle, utvořte na zemi kruh“ či dokonce: „dnešní porada bude krátká, sejdeme se venku“. Jsou to pouhé formality, ale pomohou narušit komisní atmosféru jednání.

Zápisy z porad jsou k nezaplacení

Běžně se stává, že lidé spoustu informací z porad už druhý den (a to ještě v lepším případě) zapomenou. Proto vám budou nesmírně vděční, když pro ně vyhotovíte zápis. Není potřeba sepisovat rodinnou ságu do desátého kolene. Budou stačit body, které účastníkům připomenou, co se na poradě probíralo. Takový zápis je pak dobré účastníkům rozeslat nebo sdílet v prostoru, kde k němu budou mít kdykoliv přístup. Důležitá věc v případě pravidelných porad – často se na zápis z předchozího jednání navazuje a diskutuje se o tom, jak se daný bod posunul. Proto ještě jednou  – zápis nezanedbávejte.

Lépe to funguje s moderátorem

Aby vaše porada dobře odsýpala, je dobré mít moderátora, který ví, jak poradu vést. Dobře proškolený moderátor dokáže dodržet časový plán, umí zvládnout vyhrocené situace, usměrnit nikam nesměřující debatu nebo i lidi, kteří mají tendenci poradu zahltit osobními problémy. Nechte proto vést poradu člověkem, který přesně ví, co má dělat, aby zaměstnanci neopouštěli zasedačku s pocitem naprosté ztráty času.