KPI a OKR: jak hodnotit, aby to dávalo smysl

Výkonost, efektivita, úspěšnost… Výsledky, které se dají změřit.

Hodnocení výkonu zaměstnanců se stává klíčovým prvkem úspěšného řízení lidských zdrojů. V současném konkurenčním prostředí hledají společnosti efektivní metody, které jim umožní měřit a hodnotit přidanou hodnotu svých lidí. Jak? Mezi nejčastější způsoby patří metoda KPI (Key Performance Indicators) a OKR (Objectives and Key Results). Liší se v přístupu, ale mají společný cíl – analýzu výkonosti zaměstnanců a následné vyhodnocení jejich přínosu firmě.

Co je KPI a OKR?

KPI jsou měřitelné ukazatele, které zaznamenávají, zda zaměstnanci dosahují stanovených cílů a výsledků. Často používají k hodnocení operativních činností a sledování výkonnosti v různých oblastech, jako je prodej, marketing, zákaznická podpora a další. Poskytují konkrétní čísla a ukazatele, díky kterým můžete porovnat výkon jednotlivců i týmů.

OKR je metoda zaměřená na stanovení cílů a klíčových výsledků. Princip OKR spočívá v hierarchickém rozdělení úkolů, kdy ty nejvyšší jsou rozděleny na menší, konkrétnější a jsou přiřazeny jednotlivým týmům nebo zaměstnancům. Klíčovým prvkem OKR je nastavit si ambiciózní, ale realistické cíle, které jsou měřitelné a přímo podporují celkové vize a plány organizace.

Hodnocení výkonu pomocí KPI a OKR vyžaduje pravidelné měření, transparentnost a objektivitu. Zaměstnanci zaznamenávají data a výsledky související s projektem, ta slouží jako základ pro hodnocení a analýzu. Pravidelná zpětná vazba a diskuse o dosažených výsledcích jsou klíčové pro zlepšování výkonu a dosažení kýžených výsledků.

Jak se měří KPI?

Identifikace klíčových ukazatelů výkonu: Nejprve je nutné rozpoznat zásadní indikátory, které odrážejí výkon v dané oblasti. Například v prodeji to může být počet uzavřených obchodů, dosažený obrat, počet nových zákazníků atd.

Stanovení cílů: Pro každé KPI se definují výsledky, kterých by měl zaměstnanec, tým nebo firma dosáhnout. Toto směřování by mělo být specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově omezené (SMART princip).

Sledování a sběr dat: Monitorování KPI probíhá průběžně v rámci stanoveného časového období. Zaměstnanci nebo jejich nadřízení zaznamenávají relevantní data, která souvisí s každým KPI. To může zahrnovat například počet provedených akcí, výsledky průzkumů, finanční údaje atd.

Porovnání s cíli a hodnocení: Na konci časového období se provede analýza a konfrontace skutečných výsledků s vytyčenými předpoklady, která byla stanovena pro jednotlivá KPI. Na základě těchto výsledků se hodnotí výkon zaměstnanců.

Jak se měří OKR?

Nastavení cílů: Organizace si určí, co chce změnit a čeho plánuje dosáhnout. Tyto vize by měly být ambiciózní, ale realistické a přímo podporovat strategii a směřování firmy.

Definice klíčových výsledků:

K jednotlivým bodům se definují klíčové ukazatele, které přesně ukazují, čeho bylo dosaženo. Konkrétní parametry by měly být měřitelné a často se vyjadřují pomocí kvantitativních ukazatelů.

Měření a aktualizace výsledků: Firma zaznamenávají průběžné hodnocení a informace, které odrážejí pokrok směrem k dosažení cílů. V případě jejich neefektivity je žádoucí nastavené parametry upgradnout.

Hodnocení a zpětná vazba: Na konci časového období se provádí analýza, porovnání dosažených klíčových výsledků s cíli stanovenými v OKR. Na jejím základě se poskytuje zpětná vazba zaměstnancům o jejich výkonu a plánují se další kroky.

Pro lepší představu, si můžeme celý proces ukázat na velmi jednoduchém příkladu.

Představme si, že jste majitel e-commerce společnosti a máte za cíl zvýšit prodej vašich produktů během následujícího čtvrtletí. Zavedete tedy KPI a OKR, které vám pomohou sledovat tento cíl a dosažený pokrok.

KPI (Key Performance Indicator):

Cíl KPI: Zvýšit prodej o 15 % ve srovnání s předchozím čtvrtletím.

Měření KPI: Denní sledování celkového prodeje a porovnání s předchozím čtvrtletím.

Tabulka KPI:

OKR (Objectives and Key Results):

Cíl OKR: Zlepšit spokojenost zákazníků.

• Objektiv (Objective): Zvýšit hodnocení spokojenosti zákazníků na 4,5 hvězdičky z původních 4, na základě průzkumu spokojenosti zákazníků.
• Klíčové výsledky (Key Results):
  1. Získat alespoň 1000 odpovědí na průzkum spokojenosti zákazníků.
  2. Dosáhnout průměrného hodnocení 4,5 hvězdičky nebo více.

Měření OKR:

Průběžně monitorujete počet odpovědí k průzkumu spokojenosti zákazníků a průměrné hodnocení, abyste zjistili, jak výsledky odpovídají stanoveným cílům.

Tabulka OKR:

Pomocí těchto KPI a OKR budete mít jasnou představu o tom, jak se vaše e-commerce společnost blíží dosažení cílů a zda je třeba přijmout určitá opatření, pokud by výsledky zaostávaly za očekáváním. Grafy a tabulky vám poskytnou vizuální podporu a umožní snadnější analýzu.

Je důležité, aby měření KPI a OKR bylo prováděno pravidelně, transparentně a objektivně. Zaznamenaná data slouží jako základ pro hodnocení a zpětnou vazbu. Díky těmto metodám mohou nadřízení a zaměstnanci společně identifikovat silné a slabé stránky, příležitosti pro zlepšení, a také plánovat další kroky pro dosažení firemních cílů.